采购制度

一、采购管理制度
１．洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；
２．严格遵守采购规范流程，按流程办事；
３．能及时按质按量地采购到所需物品；
４．严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
５．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；
６．科学、客观、认真地进行收货质量检查；
７．处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
８．认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；
９．做好采购相关文档的存档、备份工作；
１０．在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
１１．所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需
按《紧急采购管理流程》要求进行采购，并由总经理批核；
１２．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；
１３．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商；
二、采购流程
1、采购原则
a.采购经办人员接获请购单后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。
b.采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖撤消章。
c.采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核，并依请购核决权限呈核
2、常规材料设备采购
3、小额应急采购
三、采购部职责与绩效考核
1、采购部工作职责
i.建立供应厂商与价格记录；
ii.采购方式设定及市场行情调查；
iii.询价、比价、议价、订购工作；
iv.送货进度控制与逾送督促；
v.来货质量、数量异常处理；
vi.付款整理、审查；
vii.提交采购工作报告。
2、采购主管绩效考核标准
采购主管的绩效标准
工作职责       绩效指标       绩效标准
完成项目所需的采购工作       使申请部门得到所需的设备和材料
1.     一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超过1次；
2.     一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次；
3.     项目采购的成本控制在预先设定的范围内。优秀绩效的表现：
*尽可能地推迟付款时间；控制进货速度，使库存最小
*向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。
改进采购的工作流程和标准       改进了的流程或标准  上级主管人员对以下方面表示满意：
*所有的采购有关流程和工作标准每年至少进行一次修订；
*相关的规定得到了正确的发布和沟通；
*在流程中能够考虑到对不同情况的区别对待。
供货商关系管理       供货商关系   
1.对大的供货商能定期进行拜访；2.供应商总数减少，使供货更为集中。
优秀绩效的表现：能够帮助供货商解决一定的问题。
向管理层提供采购报告       管理层所得到的信息       管理层对如下方面表示满意：
*提供的采购报告有意义；
*报告有助于改进本公司以及供货商的服务水准。
四、采购报告必须具备要素及分析图表
采购主管须将每个月的采购工作进行总结、分析以供上级了解工作情况，发现采购工作中的不
足，让上级肯定其作为的同时能及时给出改进意见或指示。
采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：
1、本月采购货物的类别与比例
2、本月因采购型号错误存在退货的次数
3、本月各供应商供货的金额及分布情况
4、询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况
5、供应商送货效率
6、各供应商存的问题及改进建议
7、采购中存在的问题及改进建议
l       采购工程师

1. 生产原材料和设备备件采购
（1）查询生产原材料的库存情况和设备备件使用情况，了解需要采购的信息；
（2）确认采购品种数量，制订采购计划，报主管或总经理核准；
（3）向供应商确认订单，跟踪订单生产进度及交货情况；
（4）安排提货员提货或仓库收货；
（5）安排验货；
（6）处理所购产品质量纠纷；
（7）安排向供应商付款；
（8）建立供应商资料，定期不定期与供应商进行沟通。
2. 新供应商开拓
（1）制作材料试用报告，报批后纳入正常采购计划；
（2）查询新材料供应商；
（3）向潜在供应商询问产品类型、质量、价格、交货期等相关信息；
（4）建立新供应商资料。
3. 完成上级委派的其他任务。
l            采购人员
汇编信息和记录，为工业、政府或其他单位采办物资制定采定单。核对申请购买物的名称和规格。仔细检查仓库存货记录。确定手头物资数量是否足够。翻阅商品目录，以获取有关价格和规格等信息。书写或打印购货定单，并将副本送交供货商和起运部门。汇编所购物品或在部门间转让物品的记录，以及价格、交货和存货记录。与供货商交涉，确定延迟供货的理由。
能够比较价格、规格和交货日期，并将合同给与投标者，与推销员或邮购公司签署定单。能使用计算机计算购买物品的总价。能根据规章制度将优先权分成不同等级。能将供货商的单据和投标书或购货定单进行核对。
国内物资采购供应工作制度
（一）加强物资的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。 
　　（二）加强物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统一对外签订，其它单位（部门）不得对外签订合同，否则财务部拒绝付款。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，尽量做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。每年第一季度要根据年度的计划，寻找供应商，签订全年的大宗工程，维护物资的供货合同，以保证大宗物资供应的稳定可靠性。 
　　（三）签订合同的物资由供应室根据仓存和工程、维护用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又齐全。 
　　（四）物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，做到货板相符，把好物资进仓质量关。 
　　（五）采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。 
　　（六）为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物供人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 
　　（七）物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。