企业提高采购管理必须遵循的七个规则

发布人：admin     日期：2009-08-23

增加收入必须降低采购成本。企业销售每增加一美元，将会产生大约10美分到30美分的成本支出，包括清洁、维修、办公用品、临时工等等。今天，对于大多数企业来说，采购管理已经成为仅次于人力资源管理的第二大成本支出。确切地说，由于采购管理的低效， 　　每年都有几十亿美元被白白浪费。因此，越来越多的企业开始仔细审查其采购业务，寻求降低成本、减少时间浪费的采购方法，以确保采购业务的开展更加稳定、更加廉价。 　　为了提高采购业务的效率和效益，企业必须遵循以下七个规则： 　　1、建立企业费用支出明细表。企业所有的费用都应该详细记录在一张表上，这样一方面有助于发现资金节约的机会，避免产生浪费，另一方面也有助于把企业的采购业务和行业标准进行比较，消除无效的采购操作。 　　2、进行费用分析。通过费用分析，企业根据自身的购买力需要明确采购什么、谁来采购、向谁采购。通过分析，应该解决一些关键的问题：采购费用是多少？与同行业的其他企业相比，采购成本的高低情况？首选供应商的采购量是多少？此外，通过费用分析企业也能够明确支出项目，制定相应的采购战略以降低采购成本。有一点须指出，费用分析是一个持续进行的过程，不能间断。 　　3、支持战略性采购。战略性采购是任何成功采购的精髓。遵循第一、第二个规则后，要为每一项费用支出制定一个战略。企业应明确以下问题：为了节约成本、提高服务质量，企业应如何改进供应链？企业的供应需求是什么？如何制定统一采购规范，内容包括产品质量、配送、服务条款和单位成本？如何采购可替代性产品？一旦这些问题得以解决，制定出相应采购战略，企业就可以胸有成竹地与供应商谈判。同时，这也为将来评估供应商绩效奠定了基础。 　　4、从战略层面应用技术。与供应商签订合同后，企业需投资安装跟踪采购活动的软件，向供应商发送电子订货单和其他电子文件，这样既有利于减少书写错误，又能够加快订单的处理。采购软件技术能够使订货更加快速便捷，将节约出的订货时间用来完成更加重要的任务。此外，采购软件技术也能够简化企业费用分析和合同部门间信息的沟通，这样有利于同供应商建立同盟关系。换句话说，企业可以通过软件技术了解供应商是否确实在供货，以及企业员工是不是从重点供应商那里采购原材料。但有一点：技术不是采购的万能钥匙。电子采购系统是十分有用的采购辅助工具，但是为了获得长期的效益，企业需要对操作人员进行专业培训。 　　5、将采购业务提升至企业发展重要战略地位。如果得不到高层经理的认同，再好的采购计划都是没有意义的。因此，企业应思路清晰地阐明如何降低采购成本，从而赢得财务总监的认可。 　　6、拟定合理计划确保获得企业内部的支持和供应商的执行。假如企业已经明确成本节约的机会，也能够监控供应商的业务执行情况，同时高层经理也认可了采购计划，然而采购部门仍以高成本从很多供应商购买服务和产品。这种情况下，企业应该确保有适当的人员、以适当的方法激励供应商和员工。请牢记：供应商对采购计划的执行和绩效的评估负有同样重要的责任。为适应时刻变化的需求和企业间合作关系，企业要考虑供应商所提供的产品和服务的质量及柔性，从而确定这个企业是否容易合作。 　　7、改变企业员工行为。员工参与对于一个成功的采购计划是至关重要的。因此，企业必须激励员工积极参与，使他们了解采购的作用及其对整个企业的影响力。员工的思维和行为方式必须和采购流程相一致，其态度和信念也必须符合企业的采购理念。每当企业有新的变动或者采用新技术时，员工都会感到有压力。所以，开诚布公是非常重要的，要向员工解释企业进行变动的原因及其能够带来的好处，解答他们的疑问，减轻他们的压力，告诉他们如何做才对公司有利。这就是企业变动管理所面临的挑战。 　　改变企业员工行为非常重要，所以再强调一遍，因为如果员工不支持，任何计划都是纸上谈兵。 　　附录：关于企业费用分析 　　企业费用的透明化是比较棘手的问题。大多数企业的会计体系都不会专门进行费用分析，他们只是有代表性地把一些部门的运营成本与财政预算进行比较。这些会计体系提供了全面的财务计划和控制措施，但是并没有以采购人员应如何节约成本的方式对企业费用支出情况予以记录。而且，许多公司都缺乏重要的费用数据库。由于企业之间的兼并与重组，许多大公司往往设有多个子公司、分公司，而这些子公司或分公司都是以各不相同的会计体系记录并上报费用支出情况，再加上数据存储格式的多样性，最终导致费用信息在整个企业各部门间难以实现共享以及不可能以统一的方式进行监控。而且，费用类数据在归类或编码时常常会被有意或无意地判断错。当出现错误时，企业必然无法正确地掌握其支出和收入情况。 　　怎么办呢？惟一的方法就是进行费用分析。费用分析要求企业建立一个中央数据库，包含企业所有的费用支出信息，这一方面有助于决策者发现费用的来源，制定战略决策，另一方面有利于支出的规范化。 　　费用分析能够向企业准确地提供现有合同下企业对供应商的应付款项及款额信息，同时，它还能够辅助企业选择最佳供应商。举例来说，企业各部门都需要打印服务，人力资源部与几个供应商签订合同为其提供从工资单到利润分红等多种打印服务，市场营销部门可能与另外一些打印服务提供商签订合同为其提供销售单打印服务等，而投资者可能会再另外选择一些打印服务提供商为其提供年度报表打印服务等等。这是大公司普遍存在的不合理情形。如果公司进行费用分析，从费用支出明细表中就能够发现这种不合理性，从而采取措施避免这种局面的产生。

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